Secteur
Propreté
Rapports d’intervention, plannings, réclamations, relances et Chorus Pro : l’administratif qui suit chaque prestation, site par site.
Le contexte
Une entreprise de propreté intervient sur des dizaines de sites, avec des équipes à temps partiel et des clients publics comme privés.
Derrière chaque prestation, il faut rendre compte au client, organiser les remplacements, traiter les réclamations, facturer et relancer.
Propreté : de la consultation à l’encaissement
Noxio Solutions, éditeur logiciel français, conçoit pour les entreprises de propreté des outils sur mesure qui allègent l’administratif autour de chaque prestation. Vous choisissez les outils utiles, le prix est fixé à l’avance dans une proposition écrite, et tout se fait à distance.
10 outils, conçus sur mesure, que vous adoptez un par un.
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1Gagner et reprendre un marché
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Devis et réponses aux consultations
Classe les consultations, calcule les heures, intègre le personnel à reprendre et prépare le mémoire technique avant la date limite.
Ce que fait l’outil
- Range les consultations reçues avec leurs dates limites et vous prévient à temps.
- Calcule les heures à partir des surfaces, des fréquences et de vos cadences.
- Intègre le coût du personnel à reprendre, à partir de la liste transmise.
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Reprise du personnel (ex-annexe 7)
Prépare et vérifie les dossiers de reprise du personnel, compte les délais de la convention et prépare les avenants.
Ce que fait l’outil
- Tient à jour, site par site, la liste du personnel affecté et les pièces de chacun.
- Prépare le dossier à transmettre quand vous perdez un marché, au format de la convention.
- Vérifie les conditions de reprise quand vous gagnez un marché : niveau, temps sur le site, ancienneté, absences.
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2Organiser les équipes
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Plannings et remplacements
Construit les plannings des agents à temps partiel, respecte les délais de prévenance et trouve vite un remplaçant disponible.
Ce que fait l’outil
- Construit le planning par site et par agent, avec les créneaux déclarés ailleurs par l’agent s’il le souhaite.
- Signale les changements qui ne respectent pas les délais de prévenance de la convention.
- Propose les agents disponibles et proches quand un remplacement est nécessaire.
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3Sur le site
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Prise de service sur site
L’agent confirme son arrivée et son départ d’un scan ; le bureau est prévenu si un site n’est pas commencé.
Ce que fait l’outil
- L’agent scanne le QR code du site à son arrivée et à son départ ; le badge NFC est une option sur Android.
- Le bureau voit en direct les sites commencés, terminés ou en attente.
- Si un site n’est pas commencé à l’heure prévue, le chef d’équipe est prévenu.
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Consommables et produits
Les agents signalent les manques d’un scan ; le bureau regroupe les commandes et connaît le coût des consommables par site.
Ce que fait l’outil
- L’agent signale un manque en deux gestes, depuis le QR code du site.
- Le bureau voit les besoins par site et regroupe les commandes.
- Prépare le bon de commande pour vos fournisseurs habituels.
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4Rendre compte et garantir la qualité
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Rapports d’intervention à partir des photos
Transforme les photos et les notes des agents en rapports d’intervention clairs, envoyés au client en PDF.
Ce que fait l’outil
- L’agent prend ses photos avant et après depuis le lien du site, avec une courte note.
- Prépare le rapport d’intervention à vos couleurs, prêt à envoyer en PDF.
- Classe chaque rapport par client, par site et par date.
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Contrôle qualité et audits de prestation
Des audits de prestation notés sur téléphone, des actions correctives suivies et des comptes rendus partagés avec le client.
Ce que fait l’outil
- Propose une grille de contrôle par site, inspirée des méthodes de mesure de la qualité du nettoyage.
- Le chef d’équipe note chaque zone sur son téléphone, avec une photo si besoin.
- Calcule une note par zone et par site, et suit son évolution.
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Réclamations clients
Centralise les réclamations, prévient le bon chef d’équipe et suit chaque demande jusqu’à la réponse au client.
Ce que fait l’outil
- Reçoit les réclamations au même endroit, d’un formulaire ou d’un QR code affiché dans les locaux.
- Prévient le chef d’équipe du site, avec la zone et la photo éventuelle.
- Suit chaque réclamation jusqu’à sa clôture, avec la réponse faite au client.
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5Facturer et encaisser
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Facturation, relances et suivi Chorus Pro
Prépare les factures, vérifie les dépôts Chorus Pro, relance à date et prépare le passage à la facture électronique.
Ce que fait l’outil
- Prépare les factures à partir des contrats, des interventions et des relevés de consommables.
- Vérifie les références exigées par chaque client public avant le dépôt sur Chorus Pro.
- Suit chaque dépôt : déposée, rejetée, mise en paiement, payée.
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6Piloter
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Dossier de conformité, écolabels et qualifications
Range attestations, labels et qualifications, prévient avant les échéances et répond aux questions à partir de vos documents.
Ce que fait l’outil
- Range vos attestations, assurances, qualifications et labels avec leur date d’expiration.
- Vous prévient avant l’échéance de chaque pièce.
- Envoie aux clients les attestations demandées tous les six mois, après votre accord.
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Comment on travaille, à distance
Le prix et le calendrier sont fixés avec vous, dans une proposition écrite.
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Un premier échange
Vous nous écrivez depuis le formulaire de contact de noxiosolutions.com : vos sites, vos clients et la tâche qui vous coûte le plus aujourd’hui. Nous revenons vers vous pour en parler.
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Proposition écrite
Outils retenus, fonctionnement, prix et calendrier décidés avec vous : vous relisez avant toute réalisation.
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Réalisation à distance
Nous construisons à partir de vos modèles, de vos grilles et de vos outils, avec des points d’étape courts.
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Essai sur un site réel
Quelques agents et un chef d’équipe testent sur un de vos sites, nous ajustons, et rien n’est mis en service sans votre accord.
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Mise en service et suivi
Nous surveillons, corrigeons et faisons évoluer vos outils quand vos marchés et vos équipes changent.
Nos logiciels édités pour ce secteur
Ces statuts concernent les logiciels que nous éditons pour tous. Les outils sur mesure ci-dessus se conçoivent dès maintenant.
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Rapports d’intervention Disponible · nos automatisations Transformer les photos prises sur site en rapport envoyé au client, sans ressaisie le soir.
Après une prestation de propreté ou une ronde de sécurité, le client attend une trace : ce qui a été fait, où, quand, avec les photos. Trop souvent, ce rapport est refait à la main à partir de photos envoyées par messagerie, ou n’est pas envoyé du tout.
Nous mettons en place une automatisation qui part des photos et des notes de l’agent, prépare le rapport d’intervention et l’envoie au client en PDF, selon des règles que vous validez. La recette se fait sur vos propres interventions avant toute mise en service.
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Relances de factures et Chorus Pro Disponible · nos automatisations Relancer les impayés à temps et savoir où en est chaque facture déposée sur Chorus Pro.
Les entreprises qui travaillent pour des acheteurs publics déposent leurs factures sur Chorus Pro, puis doivent suivre leur traitement. Côté clients privés, les relances partent souvent en retard, faute de temps.
Nous automatisons les relances de factures, sur un ton et à des échéances que vous fixez, et le suivi des dépôts sur Chorus Pro, pour savoir quelles factures sont en attente, rejetées ou payées. Les envois sensibles restent validés par vous.
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Devis et réponses aux consultations Disponible · nos automatisations Préparer plus vite les devis et les réponses aux consultations, à partir de vos propres modèles.
Chaque demande de devis ou consultation demande de relire un cahier des charges, de reprendre les mêmes informations sur l’entreprise et de reformuler des réponses déjà écrites ailleurs. C’est un travail long, souvent fait le soir.
Nous mettons en place une automatisation qui prépare le devis ou un premier jet de réponse à partir de vos modèles, de vos tarifs et de vos réponses passées. Vous relisez, vous corrigez, vous envoyez : la décision et la signature restent les vôtres.
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Facturation électronique En étude Recevoir depuis septembre 2026, émettre à partir de septembre 2027 pour les PME.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émettre s’applique aux PME, TPE et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027 (calendrier publié sur economie.gouv.fr). Les factures transitent par une plateforme agréée, dans un format structuré.
Pour les indépendants et les petites structures, la question est surtout de savoir si leur outil actuel suffit, et laquelle choisir parmi les plateformes. Nous n’avons pas de logiciel pour ce besoin aujourd’hui ; nous l’étudions.
Le livret détaillé, envoyé par nos soins.
Chiffres du secteur, fiche détaillée de chaque outil, exemples d’écrans : demandez le livret et nous vous l’envoyons, avec une réponse à vos questions.