Secteur
Professions libérales
Honoraires, facture électronique, rendez-vous, dossiers : l’administratif d’un cabinet d’une à quelques personnes.
Le contexte
Avocats, experts-comptables, architectes, consultants, professionnels de santé : les indépendants et les petites structures libérales gèrent leur activité avec des outils généralistes mal adaptés à leur réalité. Suivi des honoraires, prise de rendez-vous, tenue des dossiers, chaque tâche administrative est du temps pris sur le cœur de métier.
Nos outils, au fil du dossier
Noxio Solutions, éditeur logiciel français, conçoit pour les cabinets libéraux des outils sur mesure qui allègent l'administratif autour de chaque dossier. Vous choisissez les outils utiles à votre cabinet, le prix est fixé à l'avance dans une proposition écrite, et tout se fait à distance.
10 outils, conçus sur mesure, que vous adoptez un par un.
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1Accueillir le client
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Prise de rendez-vous et rappels
Vos clients réservent en ligne selon vos règles, reçoivent un rappel discret et déplacent eux-mêmes leur rendez-vous.
Ce que fait l’outil
- Propose vos créneaux en ligne, selon les types de rendez-vous que vous définissez.
- Adapte la durée : premier entretien, point de suivi, séance, réunion de chantier.
- Envoie une confirmation puis un rappel la veille, par courriel ou SMS.
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Ouverture de dossier et convention d'honoraires
Le dossier s'ouvre à partir d'une fiche unique, avec une convention ou une lettre de mission préparée sur vos modèles et signée à distance.
Ce que fait l’outil
- Crée la fiche du client et du dossier à partir d'un formulaire unique.
- Signale un nom déjà présent dans vos dossiers, pour l'examen des conflits d'intérêts.
- Prépare la convention d'honoraires ou la lettre de mission à partir de vos modèles.
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2Constituer le dossier
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Collecte des pièces auprès des clients
Vos clients déposent leurs pièces dans un espace sécurisé, et les relances pour ce qui manque partent sans vous.
Ce que fait l’outil
- Envoie au client la liste des pièces attendues pour son dossier.
- Lui ouvre un espace de dépôt sécurisé, utilisable depuis un téléphone.
- Range chaque pièce dans le bon dossier, sous un nom clair.
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Dossier client et échéances
Chaque dossier réunit contacts, notes, pièces et échéances, avec des alertes et des droits d'accès conformes au secret professionnel.
Ce que fait l’outil
- Réunit pour chaque dossier les contacts, les notes, les pièces et les échanges.
- Suit les échéances propres à votre métier : audiences, déclarations, phases de mission.
- Prévient le responsable du dossier avant chaque échéance, puis son remplaçant si besoin.
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3Traiter le dossier
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Tri des courriels et comptes rendus
Les courriels se rangent par dossier, l'urgent remonte au bon interlocuteur et les comptes rendus arrivent en projet à relire.
Ce que fait l’outil
- Classe les courriels entrants par dossier et par type : demande, pièce, convocation.
- Signale les messages urgents au responsable du dossier.
- Range les pièces jointes dans le bon dossier.
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Assistant fondé sur vos documents
Un assistant interroge vos seuls modèles et notes, cite ses sources et reste hébergé dans l'Union européenne.
Ce que fait l’outil
- Répond à vos questions à partir des seuls documents du cabinet que vous avez choisis.
- Cite le document et le passage d'où vient chaque réponse.
- Aide à retrouver un modèle, une clause ou une note de recherche.
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Saisie des temps et des diligences
Le temps passé se note au fil de l'eau et rejoint le bon dossier, pour des honoraires complets et justifiés.
Ce que fait l’outil
- Note le temps passé d'un geste, depuis l'ordinateur ou le téléphone.
- Propose les rendez-vous et les échanges du jour comme base de saisie.
- Rattache chaque temps à un dossier et à un type de diligence.
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4Facturer et encaisser
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Notes d'honoraires et facture électronique
Vos notes d'honoraires se préparent à partir des conventions et des temps, puis partent par la plateforme agréée de votre choix.
Ce que fait l’outil
- Prépare la note à partir de la convention, des temps et des provisions déjà versées.
- Gère les appels de provision et les déduit de la note finale.
- Applique les mentions obligatoires et la TVA selon votre situation.
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Suivi des encaissements et relances
Les paiements sont rapprochés des notes, et des relances courtoises partent au bon moment, sauf quand vous en décidez autrement.
Ce que fait l’outil
- Rapproche les paiements reçus des notes d'honoraires émises.
- Montre les notes payées, à échéance et en retard, client par client.
- Envoie des relances graduées, sur un ton courtois que vous avez validé.
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5Piloter le cabinet
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Tableau de bord du cabinet
Honoraires, encaissements et temps passé réunis sur un écran, pour piloter le cabinet en cours d'année et fixer des prix justes.
Ce que fait l’outil
- Affiche les honoraires facturés, encaissés et en retard, mois par mois.
- Montre le temps restant à facturer, par dossier et par collaborateur.
- Compare le temps passé et les honoraires, par type de mission.
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Comment on travaille, à distance
Le prix et le calendrier sont fixés avec vous, dans une proposition écrite.
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Un premier échange
Vous nous écrivez depuis le formulaire de contact de noxiosolutions.com : votre métier, votre cabinet et la tâche qui vous coûte le plus. Nous revenons vers vous pour en parler.
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Proposition écrite
Outils retenus, fonctionnement, règles de confidentialité, prix et calendrier décidés avec vous : vous relisez avant toute réalisation.
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Réalisation à distance
Nous construisons à partir de vos modèles et de vos outils, avec des points d'étape courts.
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Essai sur des dossiers réels
Vous testez sur quelques dossiers de votre cabinet, nous ajustons, et rien n'est mis en service sans votre accord.
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Mise en service et suivi
Nous surveillons, corrigeons et faisons évoluer vos outils quand votre cabinet change.
Nos logiciels édités pour ce secteur
Ces statuts concernent les logiciels que nous éditons pour tous. Les outils sur mesure ci-dessus se conçoivent dès maintenant.
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Automatisation des tâches administratives Disponible · nos automatisations Confier à une automatisation les tâches répétitives qui prennent du temps chaque semaine.
Tri des emails, relances, comptes rendus, prise de rendez-vous, mise en forme de documents : dans une petite structure, ces tâches reviennent chaque semaine et passent avant le cœur de métier.
Nous partons d’une tâche précise, nous la décrivons par écrit avec vous, puis nous l’automatisons sur vos outils actuels, avec un hébergement dans l’Union européenne. La recette se fait sur des cas réels de votre entreprise, et rien n’est mis en service sans votre accord.
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Suivi des honoraires En développement · Quelva Voir les honoraires facturés, encaissés et en retard, et relancer au bon moment.
Les professions libérales suivent leurs honoraires, leurs échéances et leurs relances entre un tableur, le logiciel comptable et des rappels manuels. Les créances vieillissent, et il faut du temps pour reconstituer l’état d’un dossier.
C’est le besoin que traitera Quelva, en cours de construction. Il n’est pas encore utilisable ; vous pouvez nous écrire pour tester les premières versions.
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Facturation électronique En étude Recevoir depuis septembre 2026, émettre à partir de septembre 2027 pour les PME.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émettre s’applique aux PME, TPE et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027 (calendrier publié sur economie.gouv.fr). Les factures transitent par une plateforme agréée, dans un format structuré.
Pour les indépendants et les petites structures, la question est surtout de savoir si leur outil actuel suffit, et laquelle choisir parmi les plateformes. Nous n’avons pas de logiciel pour ce besoin aujourd’hui ; nous l’étudions.
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Prise de rendez-vous En étude Organiser les rendez-vous d’un cabinet sans multiplier les agendas.
En santé comme en conseil, beaucoup de praticiens perdent du temps à prendre, déplacer et confirmer des rendez-vous, entre le téléphone et plusieurs agendas.
Aucun logiciel Noxio ne couvre ce besoin aujourd’hui. Nous l’étudions, sans calendrier.
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Dossiers clients et patients En étude Tenir des dossiers à jour dans un outil à la taille d’un cabinet.
Dans un cabinet, la tenue des dossiers clients ou patients se fait souvent sur des outils dispersés, ou sur des logiciels pensés pour des structures bien plus grandes.
Pour des données de santé, tout outil doit être hébergé chez un hébergeur certifié HDS (hébergeur de données de santé). Nous n’avons pas de logiciel de dossier client ou patient à ce jour.
Le livret détaillé, envoyé par nos soins.
Chiffres du secteur, fiche détaillée de chaque outil, exemples d’écrans : demandez le livret et nous vous l’envoyons, avec une réponse à vos questions.